Итоги совещания главных наркологов субъектов Российской Федерации

Уважаемые коллеги! Как вы знаете, 20 – 21 октября в Москве состоялось совещание главных наркологов субъектов Российской Федерации, на котором были представлены очень важные, интересные доклады по наиболее актуальным вопросам, касающихся деятельности наркологических учреждений и подразделений.

В своем выступлении Директор Департамента санитарно-эпидемиологического благополучия, организации экстренной медицинской помощи и экспертной деятельности Минздрава России О.И.

Antananarivo

Гусева подробно остановилась на современных проблемах организации наркологической помощи, ответила на множество вопросов, касающихся выполнения приказов Минздрава России №№ 933н и 344н.

Немало вопросов скопилось у наркологов и по порядку проведения химико-токсикологических исследований.

К сожалению, сложившиеся обстоятельства не позволили принять участие в совещании главному внештатному специалисту Минздрава России по аналитической и судебно-медицинской токсикологии профессору Б.Н. Изотову, в связи с чем он поручил выступить с докладом старшему научному сотруднику кафедры токсикологии, фармацевтической химии и фармакогнозии Первого МГМУ им. И.М. Сеченова, члену профильной комиссии Минздрава России по аналитической и судебно-медицинской токсикологии, председателю комитета по аналитической и судебно-медицинской токсикологии ассоциации «Федерация лабораторной медицины» Ю.Е. Кочневу.

Доклад Ю.Е. Кочнева прилагается

Эффективные встречи (минимальный набор)

Для того, чтобы ваши встречи были эффективными, необходимо, как минимум:

1. Цель встречи
2. Желаемый(ые) результат(ы)
3. Агенда (распорядок)
4. Модератор

Теперь обо всем по порядку.

Если дать процессу название, вы им управляете. Если нет, он управляет вами.

Цель встречи (почему нужно встретиться?)

Нет цели — нет смысла встречаться. Цель обычно возникает вокруг некой возможности или неудовлетворительной ситуации. Цель нужна для того, чтобы морально подготовить и мотивировать участников. Это, наверное, пункт, который хоть как-то, но присутствует на приглашениях на встречи, рассылаемых в большинстве современных организаций. Однако, часто все на этом и заканчивается.

Желаемый результат

Тут мы переходим к конкретике. Представьте, что встреча уже закончилась. Что мы имеем?

Чего достигли? Какие результаты можем «потрогать»? Обычно, это 3-5 очень детальных, специфичных и конкретных пунктиков. Для примера, приведу плохие варианты:

• Обсудить вопросы стратегического планирования
• Рассмотреть стратегию на второй квартал
• Проинформировать отдел продаж о месячных результатах
• Заручиться поддержкой руководства по вопросу Х

И хорошие:

• Решение проблемы Y
• Список возможных действий для нашей ситуации
• Список с тремя лучшими способами достижения цели, с расставленными приоритетами
• Подписанный договор

Агенда

Агенда предназначена для того, чтобы обеспечить полезное проведение времени и эффективность результатов. Это распорядок времени встречи, расписанный по пунктам, желательно поминутно, который показывает, каким образом мы доберемся до желаемых результатов, описанных выше.
Пишем в четыре колонки: что, как, кто, когда.

Модератор

Человек, который несет основную ответственность за процесс. Помогает группе быть эффективной. Встречи становятся заметно более эффективными, если разделять процесс и содержание. Модератор остается нейтральным и помогает группе достичь желаемых результатов встречи, соблюдать распорядок и рабочий уговор.

Модератор также:

• фокусирует энергию группы на поставленной перед ней задаче
• следит, чтобы все участвовали в обсуждениях
• является неким «шофером» встречи
• задает вопросы
• напоминает участникам о желаемых результатах и процессе
• подбадривает
• не привносит своих мнений
• помогает референту обеспечить точную регистрацию высказываний участников (это один из самых важных пунктов)

Обеспечьте минимум

Если вы сможете обеспечить вышеперечисленный минимум для проведения всех ваших встреч, обещаю, уже через 2 недели, ваши встречи изменятся до неузнаваемости. Конечно, это всего лишь минимум, но надо же с чего-нибудь начинать.

Если вас заинтересует максимум, добро пожаловать на тренинг об эффективной работе удаленных команд.
Там мы обсуждаем более подробно:

• Подготовка к организации встречи
• Приглашение на встречу
• Цель встречи
• Желаемый(ые) результат(ы)
• Агенда (распорядок)
• Рабочий уговор
• Парковка
• План действий
• Ретроспектива
• Роли: участники, референт, модератор и инициатор
• Физическое расположение в комнате
• Инструменты
• а также учимся эффективно решать проблемы

Сергей Дмитриев, Октябрь 30, 2011

29 и 30 марта 2018 года в г. Сочи под эгидой Министерства энергетики Российской Федерации проводится 8-е Всероссийское совещание главных инженеров-энергетиков (СГИЭ 2018).

В мероприятии принимают участие более 250 специалистов — представители Минэнерго России, главные инженеры и технические руководители субъектов электроэнергетики, а также представители других заинтересованных организаций.

В этом году, впервые, формат мероприятия из традиционного отчетного совещания с докладами и обсуждениями трансформирован в интерактивное мероприятие (стратегическая сессия) с элементами «мозгового штурма» от всех участников.

Открыл работу Всероссийского совещания главных инженеров-энергетиков заместитель Министра энергетики Российской Федерации Андрей Черезов.

В своем приветственном слове Андрей Черезов отметил, что тема цифровизации энергетики, как основной инфраструктурной отрасли экономики, имеет государственное значение.

«Цифровая трансформация электроэнергетики порождает новые возможности, которые необходимо увидеть и использовать. Для этого необходимо менять не только технологии, но и бизнес-процессы, и модели взаимодействия компаний, связанных единой производственной цепочкой. Внедрение цифровых технологий, оснащение оборудования электроэнергетики датчиками и сенсорами, строительство цифровых подстанций, – это только инструменты, а не цель цифровизации» — подчеркнул Андрей Черезов.

Также заместитель Министра призвал участников конференции к активному участию в формировании новой электроэнергетики: «Представителям отрасли, профессионалам пора брать на себя ведущую роль в процессах цифровизации отрасли и становиться заказчиками, а не потребителями технологических решений».

При этом он обещал, что все полученные в рамках дискуссии наработки будут учтены и максимально использованы Минэнерго России в ходе реализации ведомственной программы «Цифровая трансформация электроэнергетики России».

В рамках мероприятия каждый участник совещания сможет принять участие в работе сформированных групп в интерактивном формате и проработать пилотные проекты по цифровизации электроэнергетики, выявлению ключевых барьеров для «цифровизации» отрасли и разработке возможных мер их преодоления, а также в формировании «дорожной карты» совместных действий.

Деловые совещание их задачи иклассификация

Тема 12, Организация и проведения деловых совещаний

 

Деловые совещания их задачи. классификация и организация проведения

Условия обеспечения эффективности деловых совещаний

Деловые совещание их задачи иклассификация

 

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

□ сбор и переработка информации;

□ координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

□ принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

□ развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

□ интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

□ выявление и расчет коллективных результатов;

□ коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

 

Классификация деловых совещаний

 

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам. По назначению:

вырабатывающие и принимающие решения;

разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

разовые;

регулярные;

периодические.

По количеству участников:

узкий состав (до пяти человек);

расширенные (до двадцати человек);

представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

с фиксированным составом;

с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

комбинированные. По принадлежности:

партийные (и других общественных организаций);

административные;

научные и научно-технические;

объединенные.

 

Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты (рис. 11.1).

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

 

Рис. 11.1. Технология организации и проведения деловых совещаний

 

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. При этом менеджер должен определить, что нужно для решения возникшей проблемы:

□ необходимо привлечение всего коллектива либо его части;

□ решение проблемы касается всех либо нескольких структурных подразделений фирмы;

□ для решения проблемы необходимо воспользоваться мнениями формальных или неформальных групп.

И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня необходимо определить:

□ содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

□ условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;

□ кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

1. Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.,

2.Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.

3.В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.

4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.).

При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня.

Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу. Однако пятница — хороший день для проведения текущих совещаний (подвести краткий итог недели и наметить задачи на следующую неделю).

Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой Деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания

□ не регламентируется его продолжительность;

□ не соблюдается установленная продолжительность;

□ совещания слишком продолжительны;

□ не делаются перерывы; □ не ограничивается время на доклады и выступления;

□ участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч представлена на рис. 11.2.

Приглашенные на совещание рассаживаются чаще всего за столом прямоугольной формы. Это крайне неудобно и для руководителя, и для участников совещания. Известна другая, более удобная форма стола— трапециевидная (рис. 11.3.). За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председателю и секретарю-стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и нормальную относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию и т.п.

12 000

Рис. 11.2. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч: 1 — стол для совещаний; 2 — стулья; 3 — экран; 4 — шкаф для проекционной аппаратуры; 5 — столы для совещаний; 6 — шкаф для макетов; 7— стол журнальный; 8— кресло для отдыха; 9 — цветочница

Рис. 11.3. Схема размещения участников совещания

 

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

□ слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

□ в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

□ помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

Подготовка участников совещания — последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 минут. Спустя 50—60 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры.

Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих Улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности (рис. 11.4). В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создаются предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания— это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

□ достижение цели совещания;

□ решение;

□ исполнители задания и сроки.

Модель ведения протокола представлена на рис.

11.5.

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний— принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.

На этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ и в какой форме будут подведены итоги совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

 

15 30 45 60 75 90 105 120 135

Продолжительность совещания, мин.

Рис.

11.4. Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности

 

Решения вырабатываются двумя способами:

специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

 

Краткое содержание обсуждаемого вопроса… …(дата)… (где)…
Присутствовали: Отсутствовали: Копии (кому):
Повестка дня: 1
Тема (пункт повестки дня)	Обсудили (решили) (сообщается, что именно)	Выполнение решения возложено на … Срок исполнения …

 

Рис. 11.5. Модель ведения протокола совещания

 

После этого определяется лицо или группа лиц, осуществляющих его исполнение и контроль за выполнением решения.

 

---