Секреты Microsoft OneNote. Настройка электронных напоминаний

АрхивОфис

автор : Надежда Баловсяк   04.04.2005

Приложение OneNote, входящее в состав офисного пакета Microsoft Office 2003, позволяет справиться с задачей быстрого фиксирования заметок, записей, напоминаний и прочих столь важных в повседневной работе мелочей.

Многофункциональность возможностей, предоставляемых пакетом Microsoft Office, лишь вначале позволяла решать большинство задач, возникающих у сотрудников современного офиса. Возрастающие запросы пользователей решались появлением новых версий пакета, в состав которых входили новые приложения. Но для решения самой простой задачи, занимающей больше всего времени не только у обычных сотрудников, но и у начальства, а особенно у профессиональных «офисмэнов» — секретарей и офис-менеджеров, мощная система под названием Microsoft Office совершенно не подходила. Речь идет о задаче быстрого фиксирования заметок, записей, напоминаний и прочих столь важных мелочей. Цветные бумажки, которыми обклеивали рабочий стол, а иногда и монитор, сменили электронные клеящиеся листики — для их «приклеивания» устанавливались различные специальные программы.

В новую версию пакета офисных программ MS Office 2003 вошел компонент OneNote, который позволит заменить не только программы для создания клеящихся листиков, но и реализовать ряд других задач, недоступных ранее для решения с помощью персонального компьютера.

Например, это идеальное решение для ведения любых заметок и записей: с помощью OneNote можно создать удобную структуру своих записей в своеобразном электронном блокноте, разбить их по разделам и решить ряд других задач, связанных с конспектированием и ведением заметок.

В этой серии публикаций мы расскажем о некоторых секретах использования Microsoft OneNote.

А начнем мы с самого простого — как можно использовать MS OneNote для создания коротких заметок, сохранения, управления ими и их содержимым.

Программа после запуска размещает свой значок в системном трее. Щелкнув на этом значке можно выполнить одно из двух действий — создать заметку OneNote, либо запустить программу в полнофункциональном режиме, предусматривающем все возможности для ведения заметок. Переключить режим работы можно используя контекстное меню значка Microsoft OneNote. Пункт «Open OneNote» означает переход в полный режим функционирования программы, а «Open New Side» отвечает за создание новой заметки. Настроить действие, которое будет выполнять программа в ответ на нажатие мышки на значке в системном трее, можно с использованием пункта «OneNote Icon Default». Выберите «Open New Side Note» и теперь для создания новой заметки будет достаточно щелкнуть мышкой по значку программы в системном трее.

Окно новой заметки OneNote напоминает окно текстового редактора «Блокнот» с добавленной в нижней части окна панелью инструментов. Обратите внимание на некоторые особенности ведения записей: писать можно в любом месте созданной заметки. Для этого достаточно просто щелкнуть мышкой в нужном месте. Запись размещается внутри квадратика, который появился после щелчка мышкой в нужном месте экрана. Этот квадратик (иногда называемый контейнером) можно перетащить в другое место или изменить его размер.

Созданная новая заметка не имеет имени, а после ввода текста ей присваивается имя, состоящее из нескольких первых введенных слов. Сохранять заметки не надо: это происходит автоматически после того, как окно заметки было закрыто. С помощью этих кнопок панели инструментов окна заметки можно просматривать другие заметки, которые были созданы раньше или позже.

Предназначение программы определило дополнительные возможности форматирования текста заметки. Используя кнопку «Note Flag» можно пометить введенный текст специальными значками. В списке представлены разные значки для событий разного рода, например, обычные дела можно отметить пометками типа «ToDo», наиболее важные — значком «Important», а для заданий, требующих уточнения, предназначен значок «Question».

Стандартный список предлагаемых пометок невелик, но его можно дополнить своими значками, определив их название и даже комбинацию клавиш. Выберите пункт «Customize my Note Flags», в появившемся списке выберите первый пункт с названием «undefined» и нажмите кнопку «Modify». В открывшемся окне задается название нового элемента, выбирается значок, цвет и способ выделения текста.

Теперь новый элемент будет доступен в списке пометок MS OneNote.

В программе OneNote значительно расширены способы ввода данных. Записи можно вводить не только с помощью клавиатуры. Воспользовавшись карандашом (кнопка «Pen») можно выделить нужную информацию или набросать простенькую схему.

Также с помощью карандаша можно выделить текст так, как это мы делаем маркерами. Для этого предназначен пункт раздела «Highlighters».

В заметке OneNote можно разместить снимок экрана — выделенную область рабочего стола компьютера. Для этого предназначена кнопка «Screen clipping» панели инструментов. Нажав ее можно выделить нужную область экрана. Окно OneNote при этом будет свернуто.

Но и это еще не все. В заметке OneNote можно сохранять не только графические изображения и текст. В них можно сохранять звук и видео. Для этой цели предназначена кнопка «Record», с помощью которой и можно выбрать тип записываемого объекта.

После выбора того, что именно сохраняется, в заметке появится панель инструментов, позволяющая управлять сохранением звука или видео. Результатом этого будет появление специального значка в окне заметки. Щелчок по этому значку позволит просмотреть или прослушать записанный фрагмент.

На этом пока все. Следите за нашими публикациями!

21 

Примечание. Вставка с динамическим предварительным просмотром также доступна 
в PowerPoint 2010, Excel 2010, Outlook 2010, а также для текста в Publisher 2010. 

 Новинка! Связанные заметки OneNote 

При работе с документами пользователь проводит исследования и осуществляет сбор 
данных. Но как держать все части связанными и находить информацию тогда, когда 
она нужна? 

OneNote 2010 облегчает эти задачи, создавая ссылки не только на документ, 
но и на расположение, в котором пользователь работал с ним при создании заметки. 
Закрепите OneNote на рабочем столе и создавайте заметки, работая с документом 
Word 2010. Как видно на рис.

Настройка способа отправки данных в OneNote из других программ

17. OneNote добавляет значок в поле под заметками. 
Просто щелкните этот значок при просмотре заметок, чтобы открыть исходный файл 
и перейти непосредственно к необходимой информации. 

Рис. 17. Компонент связанных заметок OneNote добавляет значок в поле каждого 
пункта при создании заметок в закрепленной области OneNote, указывая исходную 
программу и предоставляя ссылку на расположение в исходном файле на момент 
создания заметки. 

Совет. 

Для создания связанных заметок при работе в Word начните с ранее сохраненного 

документа в формате Word 2010 и вносите заметки в записную книжку OneNote 2010. 

Примечание. Эта возможность OneNote 2010 также доступна при работе в PowerPoint 
2010 и при просмотре веб-страниц с помощью Windows

®

 Internet Explorer

®

 6 или более 

поздней версии.  

Программа Recovery Toolbox for OneNote (загрузить) недавно пополнила растущую коллекцию продуктов компании, состоящую из сверхкомпактных и высокоэффективных инструментов для восстановления данных из повреждённых файлов приложений Microsoft Office. Этот инструмент позволит вам восстановить данные из повреждённых файлов Microsoft OneNote, а поскольку при его создании основной упор был сделан на простоту использования и скорость работы, для его эффективного использования не требуется никакого опыта восстановления или специальных знаний. Мы постарались максимально упростить интерфейс программы и сделать его прозрачным и не требующим разъяснений. Тем не менее, мы также создали эту инструкцию, которая содержит детальное описание процесса восстановления и его отдельных шагов. Пожалуйста, сверьтесь с данным документом прежде чем обращаться в службу технической поддержки.

ЗАГРУЗИТЬ ПОМОЩЬ ON-LINE КУПИТЬ

EULA — End User License Agreement

Если файл, с которым вы работаете, повреждён слишком сильно, и Recovery Toolbox for OneNote не удаётся обнаружить в нём восстанавливаемые элементы, вы можете выслать его разработчикам программы. Для этого воспользуйтесь командой меню Send source file (Послать файл разработчикам). Сотрудники компании проанализируют содержимое файла и попытаются восстановить его содержимое вручную. После этого они свяжутся с вами и сообщат о результатах. Они также используют эту возможность для улучшения качества работы алгоритмов восстановления, используемых Recovery Toolbox for OneNote.

Не забывайте, что процесс восстановления может занять некоторое время – крупные файлы заметок требуют большего времени, особенно на компьютерах с медленными процессорами.

Ниже приведена детальная инструкция по эксплуатации Recovery Toolbox for OneNote. Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с ней перед использованием программы – в ней приведены ответы на большинство типичных вопросов. Если у вас всё ещё есть вопросы о работе Recovery Toolbox for OneNote, пожалуйста, обратитесь в наш отдел технической поддержки – мы будем рады помочь.

Восстановление файла OneNote

Шаг 1. Выбор повреждённого файла

Первый шаг мастера позволяет вам выбрать повреждённый файл, который вы хотите восстановить. Это можно сделать одним из нескольких способов:

1. Введя имя повреждённого .ONE файла и путь к нему в поле ввода, расположенное в центральной части экрана;
2. Используя стандартный диалог, открывающийся щелчком по значку в правой части поля ввода;
3. Выбрав один из использовавшихся ранее файлов из выпадающего списка, который можно открыть, щёлкнув по маленькому значку с изображением стрелки в правой части поля ввода.

После того, как вы выбрали повреждённый файл OneNote, вы можете перейти на следующий шаг мастера при помощи кнопки Analyze (Анализировать) в нижней части окна программы. Программа запросит ваше подтверждение и перейдёт к следующей стадии восстановления после его получения.

Шаг 2. Анализ повреждённого файла OneNote и извлечение изображений

Этот шаг процесса восстановления практически полностью автоматизирован. Программа сканирует структуру файла и выводит список обнаруженных изображений, которые можно восстановить. Их общее количество и размер указываются под списком. Вы можете сами отметить, какие изображения будут восстановлены, поставив галочки напротив их имён или воспользовавшись командами Check All / Uncheck All (Выделить всё / Снять выделение) всплывающего меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши в любом пустом месте списка. После того, как вы определитесь с выбором, нажмите кнопку Next (Дальше) – программа перейдёт на следующий этап восстановления.

Шаг 3.

Главное меню

Сохранение восстановленных заметок

На этом этапе процесса восстановления происходит выбор папки, в которую будут сохранены восстановленные данные. Выбор папки осуществляется тем же образом, что и выбор исходного повреждённого файла (см. выше). Обратите внимание, что демо-версия не сохраняет восстановленные данные. Чтобы снять это ограничение, приобретите полную версию программы.

После того, как восстановленные файлы были сохранены в указанную папку, Recovery Toolbox for OneNote покажет экран с детальной информацией о завершившейся сессии восстановления. Вы можете прекратить работу с программой, щёлкнув по кнопке Exit (Выход) или вернуться на этап выбора файла при помощи кнопки Back (Назад).

Теперь вы можете открыть папку, в которые были сохранены данные OneNote, и начать просматривать их.

Как было показано выше, программа Recovery Toolbox for OneNote невероятно проста в использовании. Если же вам потребуется помощь в восстановлении данных OneNote, вы всегда можете обратиться к нам – мы ответим в кратчайшие сроки!

Видеоурок

Скриншоты

Кликните для увеличения

Шаг I

Выбор повреждённого файла

Шаг II

Анализ повреждённого файла OneNote и извлечение изображений

Шаг III

Сохранение восстановленных заметок

OneNote — это цифровая записная книжка, служащая для хранения различных сведений и обмена ими. Приложение OneNote автоматически сохраняет и синхронизирует изменения во время работы, что помогает сосредоточиться на мыслях и идеях, а не на файлах.

OneNote 2013: Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО

С помощью функции мгновенного поиска можно быстро найти все заметки, созданные или сохраненные в OneNote. А если вам потребуется поделиться заметками с кем-либо, у кого нет приложения OneNote, их можно экспортировать в файлы разных форматов.

Учебные курсы из нашего сегодняшнего поста помогут вам быстро перейти на OneNote 2013  с более ранних версий и научиться работе с приложением.

OneNote 2013 дистанцируется от всей концепции ручного сохранения файлов в пользу из синхронизация их. Вы можете синхронизировать файлы автоматически или вручную. Это дает вам свободу при управлении файлами.

программы для распознавания текста MicroSoft OneNote, Abbyy FineReader

Автоматическая синхронизация в OneNote

OneNote автоматически сохраняет ваши заметки каждый раз, когда вы делаете какие-либо изменения на ноутбуке, разделе или странице; он также синхронизируется при закрытии файла или приложения OneNote.

OneNote может синхронизировать данные с заметками, сохраненными в SkyDrive, другими сетями или другими облачными сервисами, в то время как вы активно подключаетесь к Интернету или к сети, в которой хранится заметка. Если правильное соединение отсутствует, OneNote отслеживает изменения внутри и синхронизирует, когда соединение восстанавливается.

Как синхронизировать вручную в OneNote

Хотя по умолчанию OneNote автоматически синхронизирует записные книжки, не сохраненные на вашем локальном устройстве, вы можете синхронизировать их вручную в любое время или настроить приложение, чтобы он не синхронизировался автоматически вообще, чтобы у вас не было выбора но для синхронизации вручную.

Чтобы синхронизировать вручную один раз, у вас есть один из трех вариантов:

• Щелкните правой кнопкой мыши или нажмите и удерживайте вкладку для ноутбука и выберите параметр «Синхронизировать этот ноутбук сейчас».

  Пока блокнот синхронизируется, если вы решите отменить синхронизацию, нажмите или коснитесь кнопки «Отмена синхронизации». Однако вам нужно быть быстрым; как и при широкополосном подключении к Интернету, процесс синхронизации довольно быстрый.

• Откройте окно синхронизации общих ноутбуков, как описано в следующем разделе, и нажмите или нажмите кнопку «Синхронизировать все», чтобы синхронизировать все ноутбуки.

• Откройте окно синхронизации общих ноутбуков, как описано в следующем разделе, и нажмите или коснитесь кнопки «Синхронизировать сейчас» рядом с ноутбуком, который вы хотите синхронизировать.

Как настроить ручную синхронизацию в OneNote

У вас может быть несколько причин не хотеть, чтобы OneNote синхронизовал ваши заметки вручную — например, если вы сотрудничаете с проектом и не хотите, чтобы ваши коллеги видели ваши изменения, пока они не будут сделаны на 100 процентов.

Для настройки OneNote выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши или нажмите и удерживайте имя ноутбука в верхнем левом углу окна OneNote и выберите «Состояние синхронизации ноутбука».

   Появится окно синхронизации общих ноутбуков.

   В списке отображаются только ноутбуки, сохраненные в SkyDrive или другом удаленном месте.

   

2. Выберите переключатель «Синхронизировать вручную» в верхней части страницы.

3. Нажмите или коснитесь кнопки «Закрыть».

Если вашей компании нужен инструмент для работы типа Evernote, но ваш бизнес настолько суперсекретный, что информацию никак нельзя хранить в облаке, или вы просто в шоке от нового интерфейса Evernote, то можно рассмотреть вариант с Paperwork. Это бесплатный open-source блокнот на PHP/MySQL, который можно установить на собственный локальный сервер и предложить сотрудникам создать там аккаунты. Интерфейс напоминает уже-старую версию Evernote и доступен на русском языке. Функционал включает создание блокнотов, коллекций, страниц с возможностью форматирования и загрузки файлов, теги, поиск. Однако, нет мобильных приложений, и (главное) расшаривание страниц пока не работает.

2014. Evernote представил модуль интеллектуального контекста и новый веб-интерфейс

Evernote — на сегодняшний день самый популярный онлайн блокнот. Но его разработчики не хотят на этом останавливаться и придумывают новые штучки, даже когда их не просят. Например, новый интерфейс веб-версии, который вы уже можете опробовать — буквально скачет по экрану, стараясь вам понравиться. Вторая новая фича, которую (до следующего месяца) пока нельзя потрогать — это Evernote Context. Используя элементы искусственного интеллекта и мозга крысы, он будет показывать вам контекстные заметки, которые могут быть связаны с заметкой, которую вы добавляете сейчас. Откуда он будет брать эти контекстные заметки? Из ваших предыдущих записей и из внешних источников. В случае с командной версией Evernote Business, связанные заметки будут браться из блокнотов ваших сотрудников. Зачем это нужно? Вероятно, чтобы помочь вам связать в голове элементы информации по определенной теме. И, наконец, третья новая функция (которая выглядит более полезной) — внутренний чат в Evernote для командной версии.

2014. Видео: команда разработчиков Microsoft OneNote

Приятно видеть, что в такой большой и серьезной компании, как Microsoft, отдельные команды могут сохранять чувство юмора и любовь к своему проекту. Вот например, команда разработчиков сервиса для заметок OneNote в честь его тесной интеграции с планшетом

2013. Гугл издевается. Открыл онлайн органайзер Google Keep

Гугл запустил новый сервис — Google Keep. Это онлайн блокнот, в который можно добавлять заметки (текстовые, фотки, списки дел). Он работает в браузере и на Android. В нем нет никакой возможности как-то организовывать записи (нет папок, тегов), нельзя в заметки вставлять ссылки, нельзя ничего расшаривать. Зато он может на лету записывать заметки под диктовку (даже на русском). В общем, это такая альтернатива Evernote со своими достоинствами и недостатками. Но, конечно, в свете последних событий, интересен не столько сам сервис, а то, зачем он появился. Как известно, у Гугла уже был подобный сервис Google Notebook. И он был тогда лучше, чем Evernote. Ему не хватало только мобильного приложения. Им пользовались многие люди. Но его закрыли. ***

2011.

Microsoft OneNote — как связать с Центром уведомлений

Evernote создал нормальный Web-клиент

После формального закрытия Google Notebook, Evernote фактически стал самым популярным онлайн-блокнотом. Даже не смотря на наличие таких сильных конкурентов, как Zoho Notebook и MS OneNote. Главным преимуществом Evernote является то, что он есть везде в виде нативного приложения, доступного в оффлайне: на Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Blackberry, Palm, Windows Mobile, в виде плагинов к браузерам. Конечно, глобальный доступ к онлайн-блокноту, в т.ч. в оффлайне является крайне важным для пользователей. Но вот web-клиент Evernote до сих пор был главной причиной, из-за которой большинство пользователей Google Notebook предпочли на нем остаться (даже не смотря на закрытие) и не переходить на Evernote. И вот наконец-то Evernote выпустил нормальное Web-приложение, с удобной структурой интерфейса (с тремя колонками, как в Outlook). Кроме того, был полностью переписан движок, и он теперь работает быстро. ***

2008. 7 лучших онлайн блокнотов

Чтобы работать продуктивно, нужно использовать какой-нибудь персональный органайзер. Иначе ваш мозг просто взорвется. И здесь есть 2 опции: специализированные таск-менеджеры (GTD) или блокноты, где формат записей определяете вы сами. Я лично предпочитаю блокнот, потому что он дает больше свободы и не принуждает работать на него. Вот 7 лучших онлайн-блокнотов, которые наиболее подходят для бизнес-целей: ***

2007. Первые сведения о Zoho Notebook

Пока сервис Zoho Notebook находится в стадии закрытого тестирования, но о некоторых возможностях уже стало известно. Итак, ключевой фичей сервиса является возможность использования контента с других сервисов Zoho. Предполагается, что пользователи смогут добавлять в свои записки таблицы, контакты, календари. Кроме того, возможным станет внедрять различные объекты, состоящие из текста, видео, изображений, HTML, RSS. Для удобства вставки фрагментов содержимого с различных веб-страниц разработчики работают над плагином для Internet Explorer и расширением для Mozilla Firefox. Одной из особенностей Zoho Notebook станет наличие инструментов для рисования простейших геометрических фигур (круга, квадрата, линий). ***

2006. Stikkit — стиккеры в онлайне

Как следует из названия, Stikkit имеет какое-то отношение к жёлтым клейким листочкам для заметок и напоминаний. Это нечто вроде  онлайн записной книжки, которая позволяет записать что-нибудь для себя как можно быстрее и проще. Для этого можно даже не заходить на сайт — у Stikkit есть специальный «букмарклет», который можно раз и навсегда поместить на панель закладок браузера. В этом случае фрагмент текста, выделенный на странице до вызова букмарклета, будет скопирован в текст заметки и снабжён заголовком и адресом открытой страницы. ***

2006. Google Notebook — записная книжка в онлайне

Google выкатил ещё один очень интересный сервис, Google Notebook. Под словом Notebook здесь понимается вовсе не портативный компьютер, а онлайновая записная книжка, котороя может работать сама по себе или как подключаемый модуль к браузеру. Установив его, можно увидеть новую иконку в статусной строке браузера, а кликнув на ней — окно с кнопкой Add Note и полем для заметок. Однако заметки добавлять нужно вовсе не вручную, а копируя с открытой в текущий момент страницы. Достаточно выделить фрагмент документа (можно с картинками и сложным форматированием) и нажать «Add Note». Текст и ссылка на ресурс скопируются и добавятся в список заметок ***