Методика освоенного объема позволяет руководителю на уже ранней стадии узнать о вероятности срыва сроков выполнения проекта. Проведенные исследования показывают, что эффективность вложения средств и степень отклонения от календарного графика мало изменяются после выполнения 15-20% общего объема. Таким образом, используя эти показатели, можно на ранней стадии проекта с большой точностью прогнозировать срок выполнения и его общую стоимость.

История возникновения методики освоенного объема

Методика освоенного объема, как способ оценки выполнения проектов, появилась в 1965 году.

Метод освоенного объема

Её создателями считаются сотрудники ВВС США, которые составили ряд критериев для отслеживания выполнения заказов, выполняемых частными подрядчиками для министерства обороны.

До появления методики освоенного объема для текущего анализа и построения прогнозов чаще всего использовалась методика PERT и её вариации (PERT/Cost анализ для прогнозирования общей стоимости и PERT/Time анализ для прогнозирования сроков выполнения).

Упрощенный вариант методики освоенного объема был представлен в 1963 году. Вместо уже привычного в то время связывания планируемых и фактических расходов, в этой методике связывались объемы фактически выполненных работ с произведенными затратами для определения полезности и эффективности капиталовложений.

Современная полная версия методики освоенного объема, созданная Национальной Ассоциацией по Защите Промышленников (NSIA) на основе анализа применения методики с 1967 по 1996 год, и одобренная Министерством Обороны США в 1996 году, включает в себя 32 критерия и значительно упрощена в использовании, по сравнению с предыдущей редакцией, которая включала 35 критериев. Но даже в таком виде методика освоенного объема предназначена, главным образом, для больших проектов и включает много требований, не играющих особой роли. Есть мнение, что из-за сложности практического применения методики в её в нынешней трактовке, она никогда не будет признана большинством руководителей проектов.

Упрощенная версия методики освоенного объема

Существует упрощенная версия методики, разработанная компанией Oracle, которая включает всего 10 пунктов и может применяться для проектов любого размера. На каждом шаге необходимо выполнить оценку на основе метода освоенного объема.

1. Определить общий объем работ

   На начальном этапе, чтобы иметь в дальнейшем возможность оценивать выполненный объем, необходимо выполнить оценку общего объема. Это довольно сложная задача, так как существенные детали (особенно для больших проектов) еще не известны. Универсального способа оценки нет, но чаще всего используется декомпозиция работ (WBS). Т.е. все задачи по проекту разбиваются на более мелкие, пока они не станут обозримыми настолько, что станет возможно оценить их объем.

2. Распределить задачи и определить ответственных за выполнение

   Для оценки расходов необходимо для каждой задачи определить ответственного за её выполнение. При этом учитывается стоимость исполнителя – опытные сотрудники стоят дороже, но и работу выполняют быстрее и качественнее.

3. Спланировать выполнение работ и составить календарный план

   По своей сути, методика освоенного объема – это система календарного планирования с учетом бюджета. Календарный план проекта отражает утвержденный объем работ с учетом последовательности выполнения задач и взаимосвязей между ними.

4. Оценить необходимые ресурсы и составить бюджет

   После составления календарного плана выполняется оценка требуемых ресурсов и бюджета для каждой из задач. Чтобы план мог практически применяться для анализа, необходимо чтобы все указанные бюджеты были реальными.

5. Определить контрольные точки для оценки степени выполнения

   Для эффективного учета планового объема при подсчете освоенного нужно определить в календарном плане количественные показатели для оценки процента выполнения. Для этого обычно используют контрольные точки – некоторые зафиксированные моменты времени – каждой из которых соответствует определенный процент выполнения (плановый).

6. Подготовить базовый план исполнения и план контроля затрат

   Управление по методу освоенного объема осуществляется с помощью фиксированного интегрированного представления, включающего в себя календарный план, порядок расхода бюджетных средств и т.п.

7. Отслеживать все прямые расходы

   Менеджер проекта должен иметь реальную информацию о расходах на проект. В некоторых компаниях эту информацию получить затруднительно из-за особенностей внутренней организации. Для эффективного применения методики освоенного объема необходимо чтобы реальные издержки соотносились с выделенным бюджетом.

8. Непрерывное отслеживание показателей освоенного объема

   Отслеживание показателей должно проводиться не реже раза в месяц. Соответственно, менеджер проекта не реже раза в месяц должен получать всю необходимую информацию: бухгалтерские отчеты о расходах, отчеты о выполнении и т.п.

   Основные показатели проекта
   PV (Planned Value) — ПО (плановый объём) . Бюджет с нарастающим итогом на основании базового календарного плана и бюджета
   AC (Actual Cost)— ФС (фактическая стоимость). Фактическая стоимость выполненных работ для каждого отчетного периода
   EV (Earned Value)— ОО (освоенный объём). Плановый бюджет для реально выполненных работ для каждого отчетного периода. Равен произведению доли выполнения проекта или его части и запланированного бюджета по завершению.

   Ключевые показатели методики освоенного объема
   CV (Cost Variance) — ОПС (отклонение по стоимости). Отклонение по стоимости равно разнице между плановой и фактической стоимостью выполненных работ: CV = EV – AC.
   SV (Schedule Variance)— ОСР (отклонение по срокам). Отклонение по срокам равно разнице между плановыми стоимостями выполненных и запланированных работ: SV = EV — PV
   CPI (Cost Performance Index) — ИВС (индекс выполнения стоимости). CPI = EV / AC
   SPI (Schedule Performance Index)— ИВСР (индекс выполнения сроков). SPI = EV / PV

   Трактовка ключевых показателей методики освоенного объема

   

    

9. Контролировать прогнозируемую стоимость проекта по завершении

   Одним из главных преимуществ использования методики освоенного объема является возможность быстро прогнозировать общую стоимость проекта. Эта оценка позволяет на ранней стадии проекта обнаружить нарушение бюджета и принять соответствующие меры.

10. Своевременно вносить изменения в основной план

    По мере выполнения проекта в него вносятся изменения – появляются новые работы, а другие, напротив, исключаются. Все изменения проектных работ должны немедленно рассматриваться и либо приниматься, либо отклоняться. Чтобы иметь возможность применять базовый план для оценок показателей, в него необходимо непрерывно вносить все утвержденные изменения. Изменения должны касаться как плана работ, так и бюджета.

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

---

Содержание:

1. Методика освоенного объема.
2. Освоенный объем в MS Project Pro.

---

Методика освоенного объема

• Плановая стоимость плановых работ -Budget Cost of Work Scheduled (ПСПР/BCWS)  
• Плановая стоимость выполненных работ/Budget Cost of Work Performed (ПСВР/BCWP)
• Фактическая стоимость выполненных работ/Actual Cost of Work Performed (ФСВР/ACWP)
• Отклонение по затратам/Cost Variance (ОЗ/CV)
• Отклонение от графика/Schedule Variance (ОГ/SV)
• Индекс эффективности расходов/Cost Performance Index (ИЭР/CPI).
• Индекс эффективности графика/Schedule Performance Index (ИЭГ/SPI).

При выполнении анализа освоенного объема, Вы получаете достоверные ответы на вопросы типа: «Достаточно ли денег запланировано в бюджете для завершения проекта?» и «Хватает ли времени для того, чтобы вовремя завершить проект?». Показатели освоенного объема выражают прогресс в выполнении проекта в терминах стоимости и соответствия графику выполнения проекта.
Показатели освоенного объема, определяемые как разность (например, расхождение по стоимости), могут быть либо положительными, либо отрицательными. Положительные значения показателей освоенного объема свидетельствуют о том, что Вы соблюдаете и даже опережаете график выполнения проекта или Ваши затраты находятся в пределах бюджета.

Показатель освоенного объема проекта

Положительные значения показателей освоенного объема могут позволить Вам перекинуть деньги и ресурсы с задач и проектов с положительными показателями на задачи и проекты с отрицательными показателями.
Отрицательные значения показателей разности сигнализируют о том, что Вы отстаете от графика выполнения проекта или Ваши затраты превысили бюджет.
Показатели освоенного объема, определяемые как отношения (например, показатель эффективности по стоимости) могут быть больше либо меньше единицы. Значение, большее единицы говорит о том, что Вы соблюдаете график выполнения проекта или Ваши затраты находятся в пределах бюджета. Соответственно, значение, меньшее 1, показывает, что Вы либо отстали от графика, либо Ваши затраты превысили бюджет.

Метод анализа освоенного объема использует три основных показателя для каждой задачи:

1. Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР, BCWS): затраты, запланированные на указанный срок, начиная с начала задачи.
2. Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР, ACWP): фактические затраты на выполнение задачи на указанные срок, начиная с начала выполнения задачи.
3. Базовая стоимость выполненных работ (БСВР, BCWP), доля бюджета задачи, которая должна быть израсходована при выполнении соответствующей доли работы.

По этим трем показателям производится вычисление нескольких других показателей:

• Отклонение по стоимости (ОПС, CV): разница между оцененной и фактической стоимостью, CV = BCWP – ACWP
• Отклонение от календарного плана (ОКП, SV): разница между фактической и запланированной степенью завершения задачи, выраженная в деньгах, SV = BCWP – BCWS.
• Индекс отклонения стоимости (ИОС, CPI): отношение затрат, запланированным в бюджете к фактическим затратам, CPI = BCWP/ACWP
• Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП, SPI): отношение выполненной работы к запланированной работе, SPI = BCWP/BCWS

---

Освоенный объем в MS Project Pro

В случае длительных и крупных проектов необходимо контролировать текущий ход их исполнения для ясного понимания того, какова реальная ситуация по отношению к утвержденным планам.

Ключевой вопрос, на который помогает ответить этот показатель — выполняются ли наши проекты в соответствии с желаемыми результатами?

Для этих целей был разработан показатель освоенного объема (earned value metric, EV).

Освоенный объем учитывает стоимость выполняемых работ и дает компаниям возможность сравнения объема фактически выполненных работ и объема запланированных работ на конкретную дату.

В руководстве пользователя MS Project 2003 освоенный объем определяется как «метод для измерения эффективности исполнения проекта, который показывает, сколько денежных средств должно быть израсходовано с точки зрения выполненных к отчетной дате работ, а также плановую стоимость работы, задачи или ресурсов». Освоенный объем отслеживает процент фактического исполнения бюджета на любую дату.

Кроме оценки хода исполнения проекта на конкретную дату освоенный объем дает компаниям возможность спрогнозировать фактические затраты по завершении проекта, предполагая, что производительность останется на неизменном уровне.

Как проводить измерения

Метод сбора информации

Данные для определения освоенного объема поступают из системы управления проектом. Основой являются данные из плана проекта и данные по фактически выполненным работам.

Формула

EV = % выполнения × BCWP,

где BCWP (budgeted cost of work performed) — плановая стоимость фактически выполненных работ или суммарная плановая стоимость рабочей силы и ресурсов проекта.

Уровень эффективности = (EV / ACWP) × 100%

где ACWP (actual cost of work performed) — фактическая стоимость выполненных работ или суммарные средства на рабочую силу и ресурсы, истраченные на отчетную дату.

Частота измерения освоенного объема зависит от типа проекта, однако на практике он обычно измеряется еженедельно (в случае длительных проектов — ежемесячно).

Источником данных для рассматриваемого ключевого показателя эффективности (КПЭ) обычно является прикладное программное обеспечение управления проектами либо записи в документации проекта.

Стоимость измерения освоенного объема может быть достаточно высокой из-за значительных трудозатрат при обновлении проектной документации. Если документация проекта обновляется автоматически, а менеджер проекта пользуется программными средствами управления проектом, то затраты на измерение освоенного объема существенно снижаются.

Целевые значения

Целевые значения для освоенного объема основываются на информации из плана проекта, поэтому они будут уникальными для каждого проекта.

Пример. Давайте рассмотрим пример, который показывает, как вычисляется и используется освоенный объем.

Плановая стоимость проекта А равна 600 фунтам стерлингов. На отчетную дату фактические затраты составили 200 фунтов при выполненных 20% работ.

Освоенный объем = 600 х 20% = 120 фунтов.

Показатель эффективности деятельности = Используя вычисленные значения, прогноз по расходам = 400 (оставшийся бюджет)  = 0,6

что больше, чем запланированный бюджет, следовательно, в проекте идет перерасход средств.

Плановая стоимость проекта Б равна 800 фунтам. Фактические затраты составили 400 фунтов при 70% выполненных работ.
Освоенный объем = 800 х 70% = 560 фунтов.
Показатель эффективности деятельности = 400 / 560 = 1,4.
Прогноз по расходам = (400 / 1,4) + 400 = 685,71 фунтов, что меньше запланированного.

Замечания

Очень важно понимать, что показатель освоенного объема зависит от способа отчетности о ходе проекта.

Так же как и для многих других КПЭ, важно не просто увидеть финальное значение показателя освоенного объема, а использовать этот показатель как инструмент идентификации и исправления потенциальных проблем в ходе исполнения проекта.

Давайте вернемся к двум расчетам в рассмотренном выше примере. Казалось бы, данные говорят о том, что проект Б исполняется лучше проекта А.

Метод освоенного объёма

Однако необходимо также учитывать часы работы персонала и время выполнения. Например, компания могла бы использовать более опытные (и, следовательно, более дорогие) ресурсы для того, чтобы не прикладывать много усилий, требующихся для выполнения задачи, которая могла быть выполнена досрочно. Вместе с тем если определена задача — не выходить за рамки бюджета, то могут быть выделены низкозатратные, но малоэффективные ресурсы.

Поскольку EV основывается на хорошей отчетности и оценках, важно знать о некоторых возможных нежелательных действиях, способных исказить данные и показать лучшие результаты EV, чем они есть на самом деле:

• назначение более длительного расписания проекта, например представление шестимесячного расписания проекта, когда в действительности необходимы только три месяца;
• определение самых простых задач в начало проекта, а самых сложных — в конец, что может давать хорошую оценку EV в течение долгого времени;
• преувеличение процента выполнения задачи и т. д.