admin / 17.06.2018

Сэд тезис недостатки

.

Педагог очень внимательный, он переживал за своего ученика.

ТЕЗИС — СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Преподаватель готовил к экзаменам нашего внука. Преподаватель молодой, но он очень хорошо знает предмет, я довольна! Хороший преподаватель, хоть и молодой, он очень пунктуальный, если говорит, то делает. Если нужно задержаться на занятиях, если что-то не успевают, педагог никогда не отказывал. А вчера даже позвонил нам и спросил, как внук сдал экзамен. У внука преподаватель по геодезии очень строгий. На экзамене было 2 вопроса, кто половину сделал, то есть ответил на первый вопрос, там педагог ставил тройку. В группе одна или две четверки только, много двоек, и даже четверых не допустили до практики. Внук три часа отвечал на экзамене, на первый вопрос ответил, как раз то, что он проходил со Станиславом. А второй вопрос не смог вспомнить материал, очень сложный был вопрос, поэтому получил из-за этого 3 на экзамене. Но внук был очень доволен и пишет нам: «Три!!!» с тремя восклицательными знаками… Очень сложно учиться в этом колледже, мы надеемся, что Станислав будет нам и дальше помогать.


5+

Днепровский М.С.

Результатом внедрения новых технологий в область обработки информации является стремительное повышение производительности, сравнимое с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в начале промышленной революции. В информационном обществе, когда большинство работающих занято производством, хранением и переработкой информации, организации, не использующие информационные технологии, оказываются неконкурентоспособными.

Недостатки традиционного «бумажного» документооборота

«Бумажный документ» – информация, зафиксированная на бумажном носителе и неразрывно связанная с ним, обладающая определенными реквизитами, такими, как дата, подпись и т. д.

Главной особенностью (недостатком) бумажного документа является именно его привязка к материальному носителю. А значит, в случае потери, уничтожения носителя утрачивается и непосредственно документ, вся информация, зафиксированная в нем.

Очевидно, что в век информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с существующими объемами работы.

При работе с документами на всех предприятиях, ведущих классический «бумажный» документооборот, возникают практически одинаковые проблемы:

  • неизбежная потеря документации и, как следствие, информации, зафиксированной в ней;

  • накопление огромного количества документов, назначение и источник появления которых неизвестны;

  • длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия;

  • противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения;

Как результат, традиционный документооборот содержит значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда даже противоречат друг другу.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота является единственным способом решения таких проблем.

Основные принципы автоматизации документационного обеспечения

Повысить эффективность работы с документами можно, изменив тип носителя информации. На применение того или иного носителя влияют следующие факторы:

  • стоимость хранения информации;

  • стоимость (время) поиска нужной информации;

  • стоимость коллективного использования информации;

  • стоимость (время) передачи документа от одного сотрудника к другому.

Использование компьютеров для создания, оформления, хранения и передачи стало предпосылкой к появлению электронного документа.

Структура ЭД включает в себя две части: общую (содержание документа и информация об адресате) и особую (электронная цифровая подпись).

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, который позволяет установить отсутствие утраты, искажения или изменения информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. ЭЦП защищена от подделки, получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа.

В соответствии с законодательством, документ в электронном виде приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Преимущества электронного документооборота

Автоматизация документооборота является важнейшим аспектом повышения конкурентоспособности любой компании. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) существенно упрощает поиск и хранение документов, решает проблему управления правами доступа и, как следствие, многие проблемы, возникающие в процессе документационной деятельности.

Основными задачами внедрения СЭД являются:

  • эффективное управление документопотоками на предприятии;

  • централизация хранения документации;

  • повышение контроля исполнения работ по документам;

  • облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

  • повышение информационной безопасности предприятия [1].

Все преимущества от внедрения СЭД делятся на два типа: тактические и стратегические.

Тактические преимущества обусловлены в основном сокращением затрат, такие преимущества достаточно легко определить и измерить:

  • освобождение офисных площадей;

  • снижение затрат на копирование и расходные материалы;

  • снижение затрат на доставку информации в бумажном виде (особенно значимо при внешнем документообороте);

  • снижение затрат на ресурсы: люди и оборудование.

Для оценки экономического эффекта от внедрения в организации СЭД на этапе концептуальной проработки можно произвести несколько гипотетических расчетов.

«Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов, для выполнения каждой операции требуется в среднем 2 минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ и тратит на его поиски еще 2 минуты. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

Средняя годовая зарплата составляет 27250 руб.

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

(по данным Росстат).

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) составляют приблизительно 100% от з/п.

Расчет экономии после внедрения СЭД:

Итог: внедрение СЭД позволяет сэкономить 2498 руб. в месяц в расчете на одного сотрудника.

Стратегические – преимущества, связанные с улучшениями в ключевых бизнес-процессах:

  • возможность коллективной работы над документацией;

  • значительное упрощение, увеличение скорости поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

  • сохранность документов, удобство их хранения;

  • улучшение контроля за исполнением документов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя

Современный руководитель должен оперативно решать множество разнообразных вопросов и задач. При этом от того, насколько эффективно руководитель использует имеющийся у него ресурс – сотрудников, зависит качество и своевременность выполнения поставленных задач.

Существует огромное количество функций, выполняемых руководителями, но основными являются две: оперативное управление и принятие решений. Именно они и определяют общие требования к АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

  • наличие достаточно развитой базы, постоянно пополняемой оперативными и достоверными данными;

  • обеспечение возможности оперативного поиска информации;

  • представление информации в удобной наглядной форме, при высоком уровне интеграции ее на экране;

  • наличие диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств, регулирующих организаторскую и административную деятельность;

  • обеспечение оперативной связи с другими источниками информации [2].

Для увеличения эффективности взаимодействия руководителей и упрощения их работы возможно использование специализированного модуля системы электронного документооборота «АРМ руководителя».

Данный компонент позволяет:

  • просматривать документы, накладывать на них текстовые, графические и аудио-резолюции (выдавать по ним поручения);

  • работать с электронными документами (рассматривать, подписывать, согласовывать), легко переключаясь между ними путем пролистывания в одном окне;

  • осуществлять контроль за исполнением документов и поручений;

  • просматривать подготовленные отчеты и аналитические справки;

  • выдавать экспресс-поручения, отправлять экспресс-запросы и комментарии к документам и поручениям;

  • быстро искать нужные документы по ключевым словам.

Заключение

В условиях современной экономики «бумажный» документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия.

Принятие интегрированных решений, учитывающих самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития, немыслимо без внедрения информационных технологий [3].

Таким образом, системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией, что является особенно важным в условиях современного бизнеса.

Автоматизация рабочего места дает руководителю возможность пользоваться информацией всех рабочих мест на предприятии, за счет чего существенно повышается качество совместной деятельности сотрудников.

Список использованных источников

  1. Аладин Н.В. Электронный документооборот для всех и для всего. Банковские технологии, 2008;

  2. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф. Теория автоматического управления. М.: Дизайн ПРО, 2006;

  3. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М.: ИНФРА-М, 2001.

Научный руководитель

Дубнищева Т. Я., доктор физико-математических наук, зав. кафедрой СЕНТ Новосибирского государственного университета экономики и управления, г. Новосибирск, Россия.

5


Топ 10: ECM системы

1

Microsoft SharePoint

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

2

Directum

ECM система с возможностями для управления документоооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоствляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX

3

ELMA ECM

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

4

Alfresco

Веб-ориентированная Open Source система для совместной работы в интранете, управления контентом (ECM) и управления бизнес процессами (Alfresco Activity). Содержит персональные стартовые страницы, библиотеку документов, поисковик, виртуальные рабочие пространства, микроблоги, wiki, блоги, форумы, календари.

5

Documentum

ECM система для крупных компаний. Содержит полный набор инструментов для управления любым контентом, документооборотом, бизнес-процессами.

6 минусов электронного документооборота, о которых следует рассказать своему вендору

Предоставляет веб-интерфейс с широкими возможностями для совместной работы и социального взаимодействия.

6

Open Text

Корпоративная веб-ориентированная ECM система для управления контентом и совместной работы. Предоставляет пользователям персонализированный Web 2.0 интерфейс и безопасные Enterprise 2.0 инструменты: блоги, вики, форумы, тэги для разметки, опросы… Доступ с мобильных устройств

7

ТЕЗИС

Система управления документами и задачами. Позволяет организовать работу с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии). Включает в себя корпоративный портал. Есть мобильная версия.

8

EOS for SharePoint

Полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint.

9

PayDox

Web система совместной работы, использующая электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных, необходимых каждому предприятию функций и практически неограниченными возможностями расширения. Содержит файловый архив, форумы, инструменты для управления документами и совместной работы. Хорошо интегрирована с MS Office. Отечественная разработка

10

WSS Docs

WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint, автоматизирующая процессы делопроизводства и процесс согласования договоров. WSS Docs обладает наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint.

11

eDocLib

Web-ориентированная ECM система для управления бизнес-процессами. Включает конфигурацию для управления документооборотом. Содержит рабочие группы, задачи, форумы, галлереи, базу знаний инструменты управления записями. Есть SaaS версия

12

DoсSpace

ECM система на базе SharePoint предоставляет веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами. Есть облачная версия на платформе Azure

13

DocSpace

Система электронного документооборота на SharePoint. Веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации.

14

IBM FileNet

Комплексное решение для управления корпоративным контентом. Обладает мощным инструментарием для автоматизации бизнес процессов. Автоматизирует управление документооборотом, архивами и облегчает контроль за соблюдением нормативных требований. Тесно интегрирована с системами IBM для совместной работы: Lotus Notes, Quickr, Connections

15

bb workspace

Система bb workspace относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В комплексной системе bb workspace реализована STP-технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management — управление эффективностью бизнеса).

16

Логика СЭД

Система электронного документооборота, которая упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций.

Обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, каковое выражается в том, что:

17

Nuxeo

Свободная система управления контентом уровня предприятия, с открытыми стандартами.

18

M-Files

Система электронного документооборота и управления корпоративной информацией. Решает задачи хранения, классификации, поиска и просмотра документов и автоматизирует бизнес-процессы.

19

Citeck EcoS

Комплексное решение по управлению договорным документооборотом компании, реализованное на базе open source платформы Alfresco ECM. Есть бесплатная версия

20

ЭЛАР Контекст

ECM-платформа (Enterprise Content Management) для создания решений по управлению корпоративным контентом и автоматизации документационных процессов.

21

Доцеро

Бесплатное программное обеспечение с открытым кодом. Позволяет управлять неструктурированной информацией предприятия: различные типы документов, мультимедиа, содержание Интернет-сайтов, индексирование и поиск документов различных офисных пакетов.

22

EnDocs for SharePoint

EnDocs for SharePoint — комплексная система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint 2013.

23

XPages Dynamic

Система для управления документами, задачами, процессами, электронными архивами и корпоративным контентом. Настраивается под заказчика на “лету”, ускоряет взаимодействие отделов и подразделений, процессы становятся прозрачными, повышается эффективность работы компании.

24

Doxis4 iECM

Cервис-ориентированный пакет решений от компании SER Group – лидера немецкого ECM-рынка. Платформа позволяет консолидировать разнородную корпоративную информацию и прикладные системы предприятия, наладить эффективное взаимодействие сотрудников и автоматизировать бизнес- процессы.

Link: http://ecm.blogic20.ru

Система электронного документооборота, которая упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, каковое выражается в том, что:

Информационная система «Логика СЭД» предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства.

Созданная в 1996 году и долгое время известная под именем «БОСС-Референт», она по праву считается одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management).

Описание продукта ТЕЗИС

Из всех установленных в 2011 году рабочих мест СЭД — 16%, то есть каждое 6-е место, реализовано на системе «Логика СЭД» (согласно данным обзора российского рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе «Логика СЭД» построены крупнейшая в России СЭД в госструктуре, объединяющая более 120 000 пользователей в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС), и крупнейшая «коммерческая» СЭД в компании МТС: более 25 000 сотрудников.

Для кого предназначена «Логика СЭД»

Пользователи системы электронного документооборота «Логика СЭД» ­­— органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие структуры, которые представляют как холдинги с разветвленной филиальной структурой, так и небольшие компактные организации. Автоматизация управления документами с помощью «Логика СЭД» приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, а значит, к общему повышению качества управления.

Какие управленческие задачи помогает решать «Логика СЭД»

Разумеется, прежде всего, систему электронного документооборота «Логика СЭД» внедряют для автоматизации работы с документами, однако попутно решаются и другие управленческие задачи:

  • Организация эффективной работы с договорами
  • Автоматизация документооборота органов власти федерального или регионального уровня
  • Повышение эффективности работы с заявками
  • Максимально безбумажный вид внутрикорпоративного документооборота
  • Реализация проектного документооборота и возможности коллективной работы
  • Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей
  • Налаживание управления документами в рамках системы менеджмента качества

«Логика СЭД» может выступать основой для создания комплексной информационной системы органов власти типа «электронного правительства», которая обеспечивает:

  • Межведомственный электронный документооборот
  • Архивное хранение электронных документов
  • Порталы с информацией о госуслугах
  • Предоставление государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизацию административных регламентов

Система легко адаптируется под эти и многие другие задачи, связанные с обработкой документов, при помощи встроенных настроек, разработки дополнительных модулей, интеграции с иными системами

Система «Логика СЭД» реализована на различных платформах: IBM Notes/Domino, JBoss, Alfresco — решение, наследует все преимущества перечисленных платформ и добавляет к ним все необходимые функции по автоматизации документооборота по российским правилам.



FILED UNDER : IT

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*