Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

• We are writing — Мы пишем, чтобы…

— to confirm … – подтвердить…
— to request … – запросить…
— to inform you that … – проинформировать вас, что…
— to enquire about …

– узнать о…

• I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
• I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

• Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
• Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
• In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
• Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
• With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
• In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
• It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
• I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

• We would appreciate it if you would … – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
• Could you please send me/ tell us/ let us… – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
• It would be helpful if you could send us … – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
• We would be grateful if you could … – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

• I am writing to complain about …

  Деловое письмо на английском с переводом

  – Я пишу, чтобы пожаловаться о…

• I am writing to express my dissatisfaction with … Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
• I am afraid there may be a misunderstanding… — Я боюсь, возникло непонимание…
• I understand it is not your fault, but… — Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
• We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

…

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

• I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
• Unfortunately we cannot / we are unable to … — К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
• We regret to inform you that … — Мы с сожалением сообщаем вам, что…
• I’m afraid it would not be possible to … – Я боюсь, что будет невозможно…
• After serious consideration we have decided to …- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

• We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что…
• It is our pleasure to announce that … — Имеем удовольствие сообщить, что…
• I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
• You will be pleased to learn that …

  – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

• I regret any inconvenience caused by… Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
• Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
• I would like to apologize for the delay /inconvenience… – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
• Once again, please accept my apologies for … – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

• According to our records … – Согласно нашим записям…
• Our records show that we have not yet received payment of … – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
• We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
• Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

• I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
• Looking forward to receiving your comments, — С нетерпением жду ваши комментарии.
• I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
• An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

• I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
• We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
• We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

Шутикова Анна

Рубрика: Английский для бизнеса

Комментарии

Оставить комментарий

Для комментирования необходимо войти через Вконтакте или Facebook.

Клише для позитивного завершения письма

Буду рад сотрудничеству!
Будем рады сотрудничеству с Вами!
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…
Искренне надеемся, что наше сотрудничество будет позитивным и плодотворным!
Будем рады Вашему решению стать нашим клиентом!
В заключение выражаем надежду на… 
Всегда рады оказать Вам услугу…
С готовностью отвечу на Ваши вопросы!
Если у Вас возникли сложности с оформлением или отправкой отчетов, пожалуйста, напишите об этом. Мы постараемся помочь!
Если у Вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь!
Если у Вас возникли вопросы по заполнению документов, позвоните или напишите нам. Мы обязательно поможем!
С уважением, … / С уважением к Вам, …

Ликвидация безграмотности плюс…

Цитата

Если у тебя получилось обмануть человека, это не значит, что он дурак, это значит, что тебе доверяли больше, чем ты этого заслуживаешь.

Василий Макарович Шукшин

Итак, текст принят с положительным отзывом. Самое время… снова поработать: посмотреть, на каком сайте он «живёт», обратить внимание на посещаемость ресурса. Если нужно, попросите разрешения разместить ссылку на статью в портфолио. Отказали? Не настаивайте. Хотя обычно заказчики не против: ведь все, кто заинтересуется Вашими работами, непременно зайдут на сайт.

Обратная связь в общении с заказчиком необходима, если Вы делаете первые шаги в копирайтинге, но и «акулы клавиатуры», на счету у которых не один контент-проект, ею не пренебрегают, ведь отклики клиентов позволяют шлифовать мастерство. 

 

Как правильно запрашивать обратную связь

 

Если заказчик не оставил комментариев, спросите его мнение о вашем тексте в личных сообщениях. Некоторые начинают охотно расписывать преимущества (недостатки) Вашей работы, иные предпочитают отмалчиваться. Что ж, все мы разные, и заваливать неразговорчивого или занятого человека вопросами – моветон. Можно просто выразить надежду на дальнейшее сотрудничество в тексте Вашего отзыва и спокойно ждать следующего заказа. 

 

Распространённые ошибки копирайтеров при запросе обратной связи:

 

•многословие (да, заказчик понимает, что писать Вы умеете, знаков Вам не жалко, но всё-таки обойдитесь, пожалуйста, минимумом);

•фамильярность во всех проявлениях (как и в жизни, не стоит открывать дверь в кабинет работодателя пинком и вопрошать, не хочет ли он поговорить «о птичках»);

•назойливость (в попытках продвинуть свои услуги не стоит уподобляться коммивояжеру);

•излишняя «звёздность», общение с заказчиком с недосягаемой высоты своего совершенства (как бы Вас ни грела мысль о том, что никто увлекательнее и задорнее не распишет преимущества паровых котельных, увы – незаменимых нет).

 

Запрос обратной связи – это деловой инструмент, помогающий укреплению партнёрских отношений с заказчиками и совершенствованию Ваших навыков. Исповедуйте базовые принципы сотрудничества: открытость, адекватность, лаконичность, ненавязчивость, и всё у вас получится.

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Факультет дистанционного обучения

Кафедра русского языка

Реферат по дисциплине "ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ"

на тему: "Фразы, помогающие провести деловые переговоры

и фразы-запреты"

Работу выполнила

студентка 4 курса

ФДО группы

Москва 2009 г.

План

Введение

1. Речевая коммуникация в процессе переговоров

2. Фразы, помогающие провести переговоры и фразы-запреты

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Переговоры являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность.

Деловые переговоры можно определить как обмен мнениями с целью достижения взаимоприемлемого соглашения. К переговорам (как явлению деловой жизни) следует относить не только определенным образом согласованные и организованные контакты заинтересованных сторон, но встречу, беседу, разговор по телефону (телефонные переговоры).

К переговорам приступают, когда имеется обоюдное желание найти взаимовыгодное решение проблемы, поддержать деловые контакты, дружеские отношения, когда отсутствует ясная и четкая регламентация для решения возникших проблем, когда стороны осознают, что любые односторонние действия становятся неприемлемыми.

Переговоры состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств.

В деловых переговорах (часто) стороны имеют прямо противоположные цели, в этом случае задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы – это основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом.

За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров, темперамент, статус, образование. В соответствии с этим, большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом, или вообще не прийти к какому-либо соглашению.

Искусство ведения деловых переговоров состоит в том, чтобы показать своему партнеру путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных вам. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.

1. Речевая коммуникация в процессе переговоров

Любые переговоры – это процесс осуществления эффективных межличностных коммуникаций, это использование наработанных навыков коммуникативной риторики, с учетом характера личности партнера.

Важнейшей составной частью переговорного процесса является общение сторон, их эффективная межличностная коммуникация.

Деловая переписка

И здесь, обязательным является соблюдение речевого этикета — разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности, убеждения, так далее (например, «Добрый день», «Рад нашему знакомству», «Прошу вас», «Благодарю вас за плодотворную встречу», «Представьте себе, что…»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик собеседников. От того, насколько хорошо у участников переговоров развиты коммуникативные способности (умение легко и быстро устанавливать деловые контакты с партерами, вести разговор) – зависит успех переговоров.

Коммуникативный аспект переговоров является определяющим и потому, переговорный процесс рассматривается как составная часть речевой коммуникации (прежде всего, диалог и аргументация), как умение эффективно использовать речевое воздействие для достижения поставленных целей.

Коммуникативная компетенция участников переговоров, таким образом, рассматривается — как умение сохранять вербальную устойчивость (корректное и психологически правильное речевое общение) и уверенность в любых ситуациях, владение техникой межличностной коммуникацией, основу которой составляет теория и практика диалога, искусство ведения беседы, владение аргументацией в бизнесе.

Успешному общению в процессе переговоров, во многом, способствуют – обладание участниками переговоров навыками эффективной речевой коммуникации. От того, какие фразы используют собеседники в процессе переговоров, зависит: первоначальное отношение к партнеру, принятие собеседниками информации, убедительность аргументации, достигнут ли собеседники своих целей. Получается, что без знаний общепринятых норм речевой коммуникации, даже самый искусный специалист в своей области не сможет добиться успеха на переговорах.

2. Фразы, помогающие провести переговоры и фразы-запреты

На всех этапах переговоров, что бы заключить взаимовыгодное соглашение, наладить взаимоотношения, важно следовать общепринятым нормам речевой коммуникации. В данной части работы рассмотрены некоторые фразы — способствующие проведению переговоров, а также фразы — мешающие достичь понимания между партнерами в процессе переговоров.

В начале встречи следует избегать фраз выражающих:

1. неуверенность, обилие извинений

«Извините, если я вам помешал», «Если у вас есть время меня выслушать…»

2. неуважение, пренебрежение к партнеру

«Давайте с вами быстренько рассмотрим», «Я проходил случайно и заскочил к вам»

3. фразы «нападения» — «Что за безобразие твориться?»

Благоприятному началу встречи способствуют:

1. несколько приятных фраз личного характера, легкая шутка

«Иван Иванович, очень рад Вас видеть/рад с Вами познакомиться»;

2.необычный вопрос, анекдотический случай, сравнения, личные впечатления;

3. вопросы, нацеленные на побуждение интереса к предстоящей теме обсуждения.

После обмена приветствиями и несколькими корректными фразами, участники переходят к основному этапу переговоров. Данная стадия состоит из обсуждений и аргументации своей позиции. Однако в любых переговорах не исключена возможность обмана и может оказаться, что ваш партнер является искусным манипулятором, то есть человеком, который пользуется вашими «слабостями» для достижения своих целей. Для этого он применяет следующие распространенные методы:

1. намеренный обман

Если вы чувствуйте, что ваш партнер приводит фальшивые факты:

— нельзя употреблять фразы, которые могут его оскорбить «Ваши факты недостоверны!», «Вы пытаетесь ввести меня в заблуждение»

— объясните партнеру, что вы ведете переговоры независимо от того, доверяете вы ему или нет, но собираетесь проверить все его фактические заявления. Такого рода заявления нужно делать в очень корректной форме с соответствующими в таком случае извинениями.

2. неясные полномочия

Прежде чем приступать к переговорам, спросите партнера:

«Какими именно полномочиями вы располагаете в данном случае?»

Получив уклончивый ответ — предупредите партнера:

«В таком случае, мы оставляем за собой право пересмотреть любой пункт переговоров» или

«При сложившихся обстоятельствах, мы не можем говорить о заключение контракта. Прошу вас организовать встречу с лицом, обладающим реальными правами»;

Подобная ситуация возникла в конце переговоров:

«Если ваше руководство одобрит этот проект, будем считать, что мы договорились. В противном случае каждый из нас волен вносить в проект любые изменения».

3. преднамеренный выбор плохого места для ведения переговоров

Обычно используется, что бы вы стремились побыстрее закончить переговоры и были готовы уступить по первому требованию. В таком случае, следует понять, что вам неудобно и сказать об этом партнеру. Например,

«Здесь недостаточно места для всех участников переговоров…. Давайте сделаем перерыв и перейдем в более подходящее для переговоров место» или «Предлагаю перенести нашу встречу на следующий вторник/среду/месяц; время и место можно будет согласовать позднее».

Старайтесь обсуждать проблему, а не «нападать» на партнера, следующие фразы – недопустимы!

«Вы специально пригласили нас в такое неудобное/шумное место»,

«Вы не пригласили компетентных сотрудников».

Если вы заметили, что ваш партнер использует манипулятивную тактику ведения переговоров, нужно открыто заявить ему об этом и подвергнуть сомнению законность и желательность такой тактики при проведении конструктивного диалога.

В ситуации, когда ваш партнер стремиться делать только то, что обеспечит ему максимальную выгоду — начинать переговоры следует с рассмотрения тех моментов, которые у вас и у вашего партнера не вызывают возражений.

Во время обсуждений и аргументации своей позиции не надо пытаться убедить партнера в ошибочности его точки зрения или пытаться запутать его. Такое поведение может вызвать у него только раздражение.

Старайтесь не употреблять в речи неоправданно:

— специальные и иностранные слова; они возможны лишь тогда, когда вы правильно их произносите, точно знаете их смысл и уверены, что ваш партнер тоже их знает;

— жаргонные слова;

— шаблонные выражения: «Честное слово!», «Такова жизнь», другие;

— просторечия и диалектизмы;

— уменьшительно-ласкательные суффиксы – запрещается употреблять на переговорах!

«Давайте перейдем к подписанию договорчика»;

— циничные выражения, вульгарные шутки;

— общеупотребительные цитаты: «Быть или не быть, вот в чем вопрос».

Необходимо приспосабливать аргументацию к личности своего партнера, употреблять терминологию, которая понятна вашему партнеру, избегать простого перечисления фактов.

1. Conversation Exchange

Языковой портал “Conversation Exchange” позволяет гармонично развить все основные навыки: произношение, аудирование, чтение и письмо.

Преимущества:

• Возможность найти носителя языка для живого общения в родном городе пользователя.
• Если не удалось найти «живого» собеседника, можно воспользоваться голосовым и текстовым чатами.
• Чат-комнаты поддерживают любое известное программное обеспечение.
• Интерфейс ресурса переведен на 5 языков: английский, испанский, итальянский, французский и арабский.

Недостатки:

• У сайта есть два варианта оформления.

  Деловая переписка на английском. Советы эксперта.

  К сожалению, второй находится на стадии бета-теста и не всегда работает стабильно.

1. My Language Exchange

На главной странице вы увидите список стран, родных для подписавшихся людей – от США до Зимбабве. Просто выберите страну, которая вам нужна – и вы вошли!

Преимущества:

• Индивидуальный подбор языкового партнера по данным критериям: “Родной язык”, “Язык обучения”, “Страна” и “Возраст”.
• Наличие функциональных текстового и голосового чатов.
• Наличие обширного раздела “Клубная Библиотека” – хранилище учебных материалов и художественной литературы на английском и других языках мира.
• При наличии соответствующей квалификации ресурс предлагает работу учителям и иностранно-говорящим гражданам.

Недостатки:

• Громоздкая конструкция сайта.

1. Skylans

Еще один сервис для изучения иностранных языков.

Преимущества:

• На сайте есть отдельные комнаты, где вы можете говорить с преподавателями языков, которые направляют вас во время обучения и указывают на ошибки.
• Чаты могут быть использованы для обмена медиа-данными – вы можете посылать картинки, аудио- и видеофайлы во время разговора. Это удобно как для обучения, так и для развлечения.

Недостатки:

• Существенных недостатков не выявлено.

1. Shared Talk

Образовательный сервис “Shared Talk” – это целое языковое сообщество, объединяющее в себе людей с разных концов света.

Преимущества:

• Дружественный интерфейс.
• Возможность создания локальной пользовательской сети для общения в режиме конференции.
• Ресурс переведен на десять языков мира, включая русский.

Недостатки:

• Существенных недостатков не выявлено.

1. Pen4Pals

“Pen4Pals” заслуживает отдельного внимания. Прежде всего потому, что это одна из первых попыток (если не первая) создать социальную сеть, ориентированную на изучение иностранных языков. Что еще более примечательно – ее создают в России.

Преимущества:

• Интерфейс опирается на известные социальные сети, так что его легко освоить.
• Мультиязыковая поддержка портала, причем набор языков продолжает пополняться по мере развития.

Недостатки:

• Нестабильная работа ресурса ввиду его недоработанности.